5 taken die je vandaag nog kunt automatiseren (zonder dure software)
Elke werkdag zitten er taken tussen die veel tijd kosten, maar eigenlijk niet meer handmatig hoeven te gebeuren. Denk aan e-mails sorteren, afspraken plannen of gegevens verwerken. Het zijn precies die repeterende handelingen die je eenvoudig kunt automatiseren, vaak met tools die je al hebt. Met Microsoft 365 kun je vandaag al slimmer werken, zonder extra software of ingewikkelde implementaties. Hieronder vind je vijf voorbeelden van wat je direct kunt automatiseren.
Wessel van den Bosch
Business Process Manager
1. Emails automatisch sorteren en opslaan
Outlook biedt krachtige mogelijkheden om e-mails automatisch te verwerken. Zo kun je met een paar simpele regels bepalen wat er met binnenkomende berichten gebeurt.
Je zou bijvoorbeeld kunnen instellen dat:
- E-mails met het onderwerp “factuur” automatisch naar een map Facturen worden verplaatst.
- Nieuwsbrieven direct in een aparte map terechtkomen.
- Bijlagen automatisch worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint.
Wat je zou kunnen doen:
Maak in Outlook een regel aan die elke e-mail met het woord offerte automatisch doorstuurt naar een collega of afdeling. Zo hoef je zelf niet meer te controleren of iets al is doorgestuurd. Het systeem regelt het voor je.
2. Documenten automatisch laten goedkeuren
Met Microsoft Power Automate kun je workflows bouwen die documenten automatisch laten goedkeuren. Zodra je bijvoorbeeld een document in SharePoint opslaat, kan er automatisch een melding worden verstuurd naar degene die het moet goedkeuren.
Wat je zou kunnen doen:
Wanneer je een nieuwe offerte of beleidsdocument uploadt in SharePoint, start automatisch een goedkeuringsproces. De verantwoordelijke ontvangt een melding in Teams en kan met één klik akkoord geven. Jij krijgt vervolgens een melding dat het document is goedgekeurd, zonder handmatig mailen of navragen.
3. Afspraken automatisch laten inplannen
Het plannen van afspraken kost vaak veel tijd. Met Microsoft Bookings of de ingebouwde agenda in Outlook kunnen anderen eenvoudig zelf een tijdslot kiezen dat in jouw agenda past.
Wat je zou kunnen doen:
Je kunt een link naar je Bookings-pagina delen met klanten of collega’s. Zij kiezen zelf een moment, waarna automatisch een bevestiging en Teams-uitnodiging wordt verstuurd. Zo bespaar je al snel tientallen e-mails per week.
4. Samenvattingen en taken automatisch laten genereren met Copilot
Microsoft Copilot kan je helpen bij het samenvatten, structureren en uitvoeren van werk. De AI-assistent analyseert bijvoorbeeld Teams-vergaderingen, e-mails of documenten en genereert automatisch samenvattingen of actiepunten.
Wat je zou kunnen doen:
Na een Teams-vergadering kun je Copilot vragen om een overzicht van de belangrijkste besluiten en acties. Copilot maakt een lijst met taken en voegt deze automatisch toe aan Planner of To Do. Zo houd je overzicht zonder notulen uit te werken.
5. Rapportages en dashboards automatisch laten bijwerken
Met Power BI kun je gegevens uit verschillende bronnen koppelen en automatisch laten vernieuwen. Daardoor werk je altijd met de meest actuele informatie.
Wat je zou kunnen doen:
Koppel je Excel- of CRM-data aan Power BI en stel een automatische update in. Zo zie je elke ochtend actuele cijfers over bijvoorbeeld klantaanvragen of verkoopresultaten, zonder dat je iets hoeft te doen.
Slimmer werken met wat je al hebt
Automatiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vaak kun je met de tools die je al gebruikt, zoals Outlook, Teams, SharePoint en Copilot, veel tijd besparen. Begin klein met een paar eenvoudige stappen en breid het later uit naar complexere processen.